Registratore di cassa

A cosa serve

Ideato negli Stati Uniti a fine dell’800, il registratore di cassa nasce come semplice dispositivo per evitare piccoli furti da parte dei dipendenti. Nel prototipo a manovella il cassetto con il contante si apriva infatti soltanto al termine della vendita, impedendo l’interazione col denaro prima di aver registrato la transazione. Questa è una funzione che anche i moderni registratori di cassa mantengono ma resta in secondo piano rispetto a quella principale che è la stampa, in duplice copia, dello scontrino fiscale, una copia per l’acquirente e una per il venditore.

Gli elementi base di cui è composto un registratore di cassa sono la tastiera, la stampante e il display. La tastiera, pur avendo una configurazione standard, in molti modelli può essere personalizzata, rispetto alle posizioni e alle funzioni, a seconda delle esigenze specifiche. Le funzioni base per la vendita, che analizzeremo meglio più avanti, sono somma, moltiplicazione, deduzioni e maggiorazioni, annullo, storno, reso merce e sconto percentuale.

La stampante del registratore di cassa che stampa lo scontrino fiscale ha parametri variabili nelle caratteristiche di emissione, in termini di velocità, larghezza del rotolo e definizione. La larghezza standard del rotolo è 5,7 cm ma ci possono essere rotoli molto più stretti, per esempio da 2,75 cm o più larghi, fino a 8 cm. La velocità di stampa, per una buona macchina, va dalle 10 righe al secondo fino a prestazioni più elevate. I moderni display di cassa sono LCD retroilluminati. Ogni registratore di cassa ne ha due, uno dal lato dell’operatore, uno dal lato del cliente, per mostrare il risultato delle operazioni effettuate.

Un altro elemento fondamentale è il cassetto che contiene il contante, collegato al registratore di cassa. Il cassetto, solitamente in metallo con interno in metallo o in plastica, ha spazi divisi per ogni taglio di contante e moneta e si apre o automaticamente a fine operazione o con una chiave.

Obblighi e normative del registratore di cassa

La legge italiana prevede che gli esercizi commerciali debbano possedere un registratore di cassa ed emettere regolare scontrino o ricevuta fiscale per ogni transazione. Una volta effettuato l’acquisto e l’installazione, il possessore deve darne comunicazione scritta all’Agenzia delle Entrate, tramite raccomandata con r.r. entro 24 ore.

Per quanto riguarda il registratore di cassa, deve essere omologato, così come la carta da stampa, avere un corretto funzionamento e le caratteristiche prescritte dalla legge. Sullo scontrino devono essere presenti intestazione, partita IVA, l’ora, la data e il numero progressivo di emissione, il numero di matricola e il logotipo fiscale.

I dati riferiti all’operazione contabile non vengono stampati soltanto nello scontrino da consegnare al cliente ma vengono registrati automaticamente nel cosiddetto giornale di fondo, rotolo che rimane all’esercente e che deve essere conservato per eventuali controlli fiscali.

Visto che produce un documento ufficiale va da sé che il registratore di cassa non va in alcun modo manomesso e a questo scopo è importante che l’esercente si preoccupi di preservare l’integrità del sigillo fiscale, applicato sulla macchina e di sottoporre la macchina stessa a controlli periodici che ne verifichino l’integrità e il corretto funzionamento. Il controllo periodico è prescritto per legge dal 2003: il registratore di cassa sprovvisto della targhetta verde che attesta l’avvenuto controllo non può essere in alcun modo utilizzato. L’utente è ritenuto responsabile per ogni malfunzionamento o difformità rispetto alla legge.

Sono esonerate da questi obblighi solo alcune categorie commerciali, fermo restando che, sotto esplicita richiesta del cliente, anche in questi casi la ricevuta va emessa. Non è comunque necessaria l’emissione dello scontrino per la vendita di beni del Monopolio di Stato, come le sigarette, per la vendita di carburante, per la vendita di quotidiani e periodici, per alcuni servizi di trasporto o di piccola manutenzione e per molti altri casi particolari per cui si rimanda all’articolo 2 del DPR 696/1996.

Funzioni del registratore di cassa

Esistono diversi modelli di registratore di cassa, dalle versioni base per le piccole attività a quelle più complesse, con innumerevoli funzionalità e accessori. Le versioni base hanno forma compatta, un utilizzo semplice ed intuitivo e la possibilità di optare per il funzionamento a batteria al posto della canonica alimentazione esterna: utile per la vendita ambulante quando è difficile avere attacchi sempre a portata di mano.

Le funzionalità di base, condivise da ogni tipo di macchina, sono le operazioni di vendita, legate alla registrazione dei pagamenti. Non sempre sono operazioni semplici di inserimento degli importi e calcolo totale: per esempio può essere necessario applicare una maggiorazione o una deduzione a seguito di un errore di battitura o per particolari promozioni in corso. La funzione moltiplicazione del registratore di cassa permette di registrare velocemente l’acquisto di più pezzi dello stesso prodotto, l’annullo cancella un’operazione fatta, il reso permette di gestire il cambio di un acquisto.

Funzioni non direttamente legate alla vendita ma altrettanto importanti per un esercizio commerciale sono quelle usate per avere statistiche e dati sulla vendita: è possibile infatti, attraverso il registratore di cassa, controllare il totale della vendita per cassa, per reparto e per operatore, giornaliero o periodico e così monitorare con precisione i propri introiti.

Un’altra funzione avanzata di cui non tutti i registratori di cassa dispongono è l’emissione dello scontrino parlante, scontrino che indica nome, indirizzo e partita iva dell’azienda o del privato che effettuano l’acquisto, utile per la richiesta di rimborsi spese o per la detrazione fiscale.

Registratori di cassa più complessi hanno funzionalità più complesse: capacità di gestire molte operazioni contemporaneamente, una memoria che consente di registrare un grande numero di reparti, promozioni o altre impostazioni utili; in più una velocità di stampa e una definizione migliore, con la possibilità di aggiungere sullo scontrino frasi di cortesia, loghi, una grafica personalizzata. Insomma tutto quello che può servire nella grande distribuzione.

Accessori

Ovviamente oltre al corpo principale della macchina ci sono diversi accessori, necessari o facoltativi, che rendono più comodo l’utilizzo del registratore di cassa. La tastiera, per esempio, può essere incorporata o esterna: il numero di tasti è variabile e le funzioni collegate possono essere programmate e riprogrammate da PC. Anche il display di cortesia, cioè quello rivolto al pubblico, può essere nel corpo del registratore o acquistato separatamente.

Un altro strumento molto utile da questo punto di vista è lo scanner per leggere il codice a barre. Un semplice passaggio del codice sotto il laser permette di rilevare il prezzo della merce e registrarlo automaticamente nel registratore senza doverlo inserire manualmente. Un segnale sonoro o luminoso garantisce l’avvenuta registrazione. Anche questo accessorio è ormai largamente diffuso in ogni esercizio commerciale.

Se si ha a che fare con banconote di grande taglio e si teme di subire delle frodi è consigliabile munirsi di un verificatore di banconote. Posizionato a lato del registratore, e spesso distribuito dai fornitori di casse stessi, controlla l’autenticità delle banconote con un sistema laser e segnala eventuali irregolarità.

Per gli esercizi che hanno bisogno di emettere, nel caso il cliente lo richiede, la ricevuta o la fattura fiscale, è possibile acquistare apposite stampanti per la stampa di questi documenti. A differenza dello scontrino fiscale la ricevuta permette, ai titolari di Partita Iva, il recupero del 20% del prezzo totale. Per esser valida deve indicare ovviamente il corrispettivo pagato specificando la divisione in imponibile e imposta.

Registratore di cassa touch screen

Negli ultimi anni si stanno diffondendo velocemente gli schermi touch screen che ripropongono i pulsanti della tastiera e altri comandi su uno schermo lcd con cui interagire a livello tattile. Grazie alla sua veste grafica, è una modalità semplice e intuitiva, sempre più usata nei negozi per rendere le operazioni di cassa più facili e veloci.

Quale registratore di cassa acquistare

Da quanto detto finora risulta evidente come non tutti gli esercizi abbiano le stesse esigenze e come, di conseguenza, l’acquisto del registratore di cassa vada fatto in relazione alla mole di vendita e a tanti altri parametri di riferimento significativi.

Se si fa parte di quelle categorie commerciali che sono esonerate dall’utilizzo del registratore (tabaccai, benzinai, giornalai etc.) si potrebbe in linea teorica non acquistarlo del tutto. Difficilmente però questi esercizi offrono un servizio unico: tabaccai, benzinai, giornalai etc. vendono sempre anche altri beni e hanno quindi comunque bisogno del registratore di cassa per emettere gli scontrini fiscali su queste transazioni.

La discriminante resta sempre il numero di clienti da gestire. Un negozietto che fa vendita al dettaglio di alimentari o altro potrà benissimo utilizzare un piccolo registratore di cassa con emissione di scontrino ridotto, inserimento dei prezzi manuale e nessun altro accessorio aggiuntivo. Un grande negozio con un passaggio continuo di clienti e la necessità di svolgere le operazioni velocemente avrà bisogno di un registratore di cassa più complesso, con più funzionalità rispetto a quelle di base, lettura laser del barcode e dispositivo POS per il pagamento con bancomat o carta di credito.

Quest’ultimo è un altro accessorio fondamentale, considerando che il pagamento con bancomat è sempre più trasversalmente diffuso. Il dispositivo POS è costituito solitamente da due unità, quella utilizzata dall’esercente che emette fisicamente il doppio scontrino e quella con tastiera numerica dove il cliente immette il codice PIN. Il dispositivo è collegato al centro servizi della banca che dà in tempo reale l’autorizzazione ad effettuare la transazione.

Per chi abbia necessità di gestire della biglietteria per spettacoli, concerti, mostre o altri eventi, esistono macchine apposite per l’emissione di biglietti SIAE, secondo decreto ministeriale. Attraverso un comodo schermo interattivo è possibile selezionare i diversi spettacoli, posti e riduzioni, avere una preview della stampa, stampare i biglietti e memorizzare automaticamente ogni dato di vendita.

Prezzi registratore di cassa

Per l’acquisto di un registratore di cassa è, come sempre, bene affidarsi alle marche più note ed affidabili per essere certi di avere un prodotto di qualità.

L’Olivetti è la più grande azienda italiana che produce registratori di cassa e non solo. Entrata, dal 2003, nel Gruppo Telecom Italia, continua la sua tradizione di ricerca e innovazione, lunga un secolo, per offrire prodotti sempre più efficienti e al passo coi tempi. La serie Nettuna comprende registratori dai più semplici e compatti (il modello basic 100) ai più avanzati come Nettun@ 7000, con touch screen e un grande numero di funzionalità complesse. I prezzi vanno indicativamente dai 400€ ai 1000€, esclusi gli eventuali accessori aggiuntivi.

Un’altra marca da prendere in considerazione è RCH, azienda trevigiana sul mercato da quarant’anni. Con un’articolata rete di vendita ed assistenza, RCH garantisce un supporto costante post-vendita e la certezza di acquistare prodotti di qualità e innovativi. A catalogo è possibile trovare registratori di cassa studiati appositamente per ogni genere di impresa commerciale: dal modello Onda, pensato per il settore ristorazione e disponibile anche con kit Sunbag per la ricarica ad energia solare; ai sistemi Swing da collegare al PC; al sistema Globe, studiato per una mole di vendita importante, grazie alla stampa veloce e al cambio di rotolo facilitato e capace di incrementare le proprie funzionalità nel tempo. Si parte da un prezzo base di 500€ per arrivare ai 1200€ e oltre (per il sistema My Movies, per rilascio di biglietteria, è necessario richiedere un preventivo rispetto alle proprie esigenze specifiche).

Da una ventina d’anni anche la campana Ditron Group opera in questo settore, con la produzione e la distribuzione di prodotti per l’area retail e GDO. Offre una gamma che va dal registratore semplice ed economico, il modello Velvet venduto a 400€ circa, a quello multifunzione e superaccessoriato come Gea Touch: con un prezzo di circa 2200€ unisce le funzionalità di un registratore di cassa, di un Pc, di un sistema POS e di una stampante per ricevute fiscali.